Lorsque l’on veut réunir au même endroit plus d’une quinzaine de personnes, la maison familiale devient vite trop petite. Il faut dans ce cas regarder du côté de l’offre marchande pour votre séjour en famille ou entre amis. Mais si on ne s’organise pas un minimum, cela peut rapidement se transformer en un chemin de croix.
Pas de panique. Nous vous avons compilé nos meilleurs conseils, issus de 10 ans d’expérience en tant qu’hébergeur multifacettes. Voici donc 6 critères pour vous aider à sélectionner l’hébergement collectif idéal pour des vacances en famille, un mariage, une cousinade, un anniversaire, un séminaire…
1. Déterminez la capacité d’accueil
Comptabilisez tous les participants !
Pour l’organisation de votre escapade, commencez toujours par recenser précisément le nombre de participants. N’oubliez personne, les enfants et les bébés comptent à part entière comme membres du groupe.
Pourquoi ? Car les locations de grande capacité doivent respecter des normes strictes en matière d’accessibilité et de sécurité incendie. Mais nous y reviendrons plus tard.
Même les animaux domestiques ?
Ils ne sont bien sûr pas comptabilisés comme occupants. Oui, oui, même ceux qui dorment souvent dans votre lit.
Par contre, seulement 17 à 38 % des établissements suivant les régions sont « pet friendly ». Ce critère peut donc s’avérer décisif, car il risque de réduire considérablement votre choix. Assurez vous donc bien à l’avance de la présence ou non de compagnons à quatre pattes auprès des membres du groupe.
Et qu’est ce qu’on compte d’autre ?
À cette étape, réfléchissez à la répartition théorique des personnes dans les différentes chambres et lits de votre location de vacances, que vous optiez pour un court séjour ou un long séjour.
Prenons un exemple. Si certains préfèrent des chambres individuelles ou dormir seul dans un lit double, votre besoin en capacité d’accueil pourrait dépasser le nombre réel de personnes présentes.
Maintenant que vous connaissez le nombre de participants, d’animaux domestiques, de chambres et de lits occupés, vous avez le quarté gagnant !
Un dernier conseil et vous êtes paré pour l’étape suivante !
Les hébergeurs indiquent généralement la capacité maximale de leur établissement, en incluant déjà les couchages d’appoint (canapés convertibles, lits d’appoint, etc.).
Par conséquent, contacter des établissements touristiques affichant une capacité insuffisante pour votre groupe de vacanciers en espérant y ajouter des couchettes d’appoint dans tous les recoins ou faire dormir trois personnes dans un lit prévu pour deux est illusoire.
Malheureusement, ajouter des couchages supplémentaires pour économiser est une pratique courante. Cependant, amener l’hébergeur à accepter une situation non conforme à la classification de son bâtiment et à dépasser la capacité légale de son infrastructure peut :
- entraîner un inconfort pour les participants,
- et compromettre la sécurité de tous en cas d’incident.
Nous pensons que votre famille ou vos amis méritent mieux que ça !
Par ailleurs, si un hébergeur accepte de vous accueillir à plus de quinze personnes dans un bâtiment dont la capacité est annoncée pour quinze ou moins, nous ne pouvons que vous conseiller de le retirer tout de suite de votre liste de choix potentiels.
En effet, au-delà de quinze personnes, un établissement d’hébergement doit être classé ERP (Établissement Recevant du Public).
Nous le répétons : si un hébergeur accepte de dépasser cette limite sans respecter les normes associées à ce classement, il met en danger la sécurité de tous.
Et donc, ce n’était pas un dernier conseil, mais deux !
2. Évaluez les équipements
Pensez aux équipements qui transformeront votre séjour en une expérience mémorable ! Pour vous aider, voici une liste non exhaustive d’éléments à considérer :
- Cuisine équipée : Préparez facilement des repas conviviaux et festifs avec tout le matériel nécessaire, de la cafetière au grand four. Partagez des moments qui renforcent les liens, sans stress logistique lors de votre location.
- Salle à manger spacieuse : Rassemblez tout le groupe autour d’une grande table pour savourer des repas, discuter ou organiser des réunions. Une atmosphère chaleureuse et propice aux échanges
- Espaces communs : Installez-vous dans des salons confortables ou des terrasses baignées de soleil pour discuter, vous détendre ou simplement profiter du moment, admirer la vue imprenable…
- Installations de loisirs : Piscine, jeux de société, terrain de pétanque, ou salle de jeux… Tout pour divertir et occuper chaque membre du groupe, qu’il soit actif ou adepte de la détente. Le plus ? Des moments de plaisir partagés sans quitter l’hébergement.
- Accessibilité PMR (Personnes à Mobilité Réduite) : Offrez à tous vos participants, quel que soit leur niveau de mobilité, le même confort et la même autonomie. Une attention qui fait toute la différence pour un séjour inclusif.
- Borne de charge pour véhicules électriques : Rechargez les voitures électriques avec une borne de recharge lente ou rapide sur place. Plus besoin de chercher une station à des kilomètres.
- Matériel spécifique : Piano, chaîne hi-fi, vidéoprojecteur… Idéal pour des soirées musicales, des présentations ou des activités créatives. Vous ravirez vos invités en répondant parfaitement à leurs besoins.
- Équipements pour enfants : Jeux d’extérieur, chambres adaptées, chaises hautes : tout pour que les plus petits s’amusent et que les parents se détendent. Un moment de détente pour toute la famille.
- Espaces de rangement : Des placards ou locaux adaptés pour stocker équipements sportifs, bagages ou matériel spécifique. Vous profiterez ainsi de plus d’espace dans vos espaces privatifs et les parties communes.
- Wi-Fi et connectivité : Un Internet rapide et fiable pour travailler, regarder un film ou rester en contact, surtout si le groupe inclut des professionnels ou des étudiants.
Veillez à adapter cette liste à vos besoins réels. Par exemple, si vous avez prévu qu’un traiteur s’occupe des repas, l’équipement de la cuisine pourrait devenir anecdotique.
Pour finir, nous ne pouvons que vous conseiller de hiérarchiser vos besoins : indispensable ou optionnel ? Trop de contraintes risquent de limiter vos choix, alors soyez flexible là où cela compte moins.
En étant clair sur vos priorités, vous transformerez la recherche d’hébergement en un plaisir et trouverez un lieu qui correspond parfaitement à vos attentes.
3. Fixez le calendrier
Bien choisir les dates, c’est garantir le succès de votre séjour. Deux moments charnières nécessitent toute votre attention :
La date du séjour
Choisissez une période de réservation qui maximise la disponibilité de vos participants, mais gardez en tête que cette décision influence aussi vos chances de trouver l’hébergement idéal. Deux facteurs sont particulièrement déterminants :
- La durée du séjour : De nombreux hébergeurs refusent les locations pour une nuit, un week-end, ou, ils imposent des réservations hebdomadaires, surtout en haute saison.
- La période de l’année : Plus la saison est prisée, plus les prix grimpent et les hébergements touristiques se remplissent rapidement.
Le moment de débuter vos recherches
Anticipez en fonction de vos besoins spécifiques :
- Un grand groupe ou une longue liste de critères ? Commencez plus d’un an à l’avance, notamment pour la haute saison afin de trouver le gîte XXL qui pourra vous accueillir.
- Une période moins sollicitée ? Vous bénéficiez d’une large gamme d’offres. Six mois avant peuvent par conséquent suffire.
- Moins de six mois ? Préparez-vous à faire des compromis avec les options restantes sur le marché de la location saisonnière : certains équipements ou emplacements risquent de ne plus être disponibles.
Une recherche anticipée vous garantit de meilleures options et évite le stress des choix limités.
En planifiant avec soin, vous transformez l’organisation de votre réservation en une expérience fluide et agréable, sans mauvaise surprise.
4. Considérez l’emplacement
Le choix de l’emplacement doit allier praticité, convivialité, et plaisir dans un lieu qui semble fait pour vous.
D’abord, simplifiez la vie de tous en choisissant une villégiature facilement accessible. Un lieu central répartit équitablement le temps de trajet et donne le ton dès l’arrivée : tout le monde est détendu, prêt à profiter.
Pensez aussi à la proximité des activités de loisirs prévues. Si votre séjour inclut des randonnées et balades, des visites culturelles ou des divertissements en plein air, être à quelques kilomètres seulement fera toute la différence.
Attention, toutefois, aux zones trop touristiques. Bien qu’attrayantes, elles peuvent entraîner des coûts élevés. Réservez dans ces endroits uniquement si vous avez l’intention de les explorer pleinement.
Par exemple, il serait peu judicieux de louer un logement en bord de mer si l’essentiel de votre séjour se déroule autour de la table ou sur le site de la location. Dans ce cas, louer en pleine nature est une option moins onéreuse et souvent plus propice aux retrouvailles en famille ou entre amis pour s’amuser et se ressourcer.
Enfin, pensez à la tranquillité de l’environnement et à la sécurité. Assurez-vous qu’il est adapté, surtout si des enfants font partie du groupe.
5. Déterminez vos besoins de services additionnels
Les extras peuvent transformer votre séjour en une expérience unique. Mais attention, ils peuvent aussi faire grimper la facture.
Voici comment identifier vos besoins et optimiser votre budget.
Ménage et linge :
Le ménage de fin de séjour, ainsi que la mise à disposition des draps et linge de toilette, font partie des prestations les plus courantes. Prenez le temps de lire les détails de l’offre car elles sont parfois incluses dans le tarif annoncé.
Restauration :
Envie de profiter sans cuisiner ? Certains établissements proposent des services de restauration en demi-pension ou pension complète : petits-déjeuners, repas complets ou buffets. Cependant, une homologation spécifique est obligatoire et peu de propriétaires de meublé de tourisme la détiennent.
Activités de loisirs :
Certains hébergements collectifs vont au-delà de la simple location. Cours de cuisine, dégustation de vin, séances de bien-être ou jeux organisés… Si l’établissement ne propose pas ces services en interne, il pourrait vous orienter vers des prestataires de confiance. Une excellente façon de personnaliser votre expérience.
Assurances séjour :
Les assurances annulation peuvent s’avérer très utiles, surtout pour les séjours coûteux ou les grands groupes. Ces garanties offrent une tranquillité d’esprit en cas d’imprévus et si l’établissement choisi le propose directement, sans que vous ayez cette démarche à faire de votre côté, la vie sera encore plus simple pour vous !
Anticiper les services additionnels, c’est plus qu’un luxe : c’est une stratégie. Ainsi, vous évaluez mieux le coût total, adaptez votre budget et contactez des établissements en phase avec vos attentes. Résultat ? Moins de stress, plus de moments précieux à partager.
6. Pensez au Budget
Pour garantir le succès de votre séjour, veillez à établir un budget en lien avec vos attentes.
Commencez par distinguer les éléments incontournables qui doivent impérativement être inclus dans ce budget, de ceux qui pourront être ajoutés ultérieurement, en fonction des devis fournis par l’établissement.
Si les coûts sont partagés entre plusieurs participants, veillez à ce que tout le monde soit bien d’accord sur la fourchette budgétaire qu’il souhaite allouer à cette expérience. Une communication claire évite les malentendus et facilite l’organisation.
Pour évaluer si votre budget global est en adéquation avec le type de séjour que vous envisagez, divisez le montant total par le nombre de nuitées et de participants. Ce budget par nuit par personne vous aidera à situer les options disponibles :
- Moins de 15 € par nuit et par personne : Cette tranche de budget correspond généralement à des campings, des dortoirs en gîte ou des villages vacances proposant des remises hors saison.
- Entre 15 € et 30 € : Dans cette gamme, vous pourrez trouver des gîtes traditionnels à condition de vous y prendre très en avance. Vérifiez tout de même que ce tarif très avantageux ne cache pas un loup…
- Entre 30 € et 60 € : Vous accéderez à une offre plus variée d’établissements, généralement dotés d’un bon niveau de confort et d’équipements satisfaisants. Mais difficile à ce prix d’inclure beaucoup d’options…
- Plus de 60 € : Avec ce budget, vous pouvez envisager des établissements de haut de gamme ou situés dans des régions très touristiques. Dans des hébergements plus classiques vous pourrez même inclure des prestations additionnelles, telles que des repas, des activités ou des services spécifiques.
En ayant une vision claire de votre budget, vous serez mieux préparé à faire des choix éclairés pour le choix de votre gîte de grande capacité et vous ne perdrez pas de temps à contacter des établissements qui ne seront pas dans votre gamme de prix.
Vous avez désormais toutes les clés en main !
Vous savez quoi chercher, où, quand et comment respecter votre budget. Il ne vous reste plus qu’à trouver les établissements qui répondent à tous vos besoins. Ce sera d’ailleurs l’objet d’un prochain article !
Et si le Domaine de la Clauzade était le lieu parfait pour votre groupe ? Avec ses différents hébergements, son cadre naturel et ses prestations sur mesure, il pourrait bien répondre à tous vos critères.
Découvrez dès maintenant ce que le Domaine de la Clauzade peut offrir à votre groupe !
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